Разрешенные сокращения в официальных документах. Правила оформления сокращений и аббревиатур. Отраслевая система стандартизации

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов:

1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).

2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИ уголь, районе и др.

3. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т. д.

4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, глав почта и т. д.

5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, А ПН, напалм, лавсан и т. п.

6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т. п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты"заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т. к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т. д. (и так далее), и т. п. (и тому подобное), и п р. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т. д.

Сокращается союз "то есть" (т. е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями, как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. " Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: у л. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово «год» сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 у ч. г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово «месяц» не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте «в октябре с. г.» (сего года...), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово «утро» и «день» не должны употребляться.

Слова «час», «минута», «секунда» при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, §7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос «сколько») падежных наращений не имеют, например, в реквизите"приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т. д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т. д. (кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т. п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т. д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20до 30 шт. Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 к рб. (двадцать пять тысяч шестьсот к рб.). Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Неправильно:

8, 0 мм, 8, 5 мм, 12, 0 мм, 14, 0 мм 8, 0, 8, 5, 12, 0, 14, 0 мм

Правильно:

20 см х 40 см х 50 см 20 х 40 х50 см

20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.

Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1. 2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1. 2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово «продолжение» с указанием порядкового номера таблицы.

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины. В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля"Макеев уголь " - производственному объединению"Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т. Г. Шевченко, Государственный Мак НИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" -- со строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы, и все название заключается в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово"имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИ ДАД, Мак НИИ, ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства", "главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов:

• 1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).
• 2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИ уголь, районе и др.
• 3. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т. д.
• 4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, глав почта и т. д.
• 5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, А ПН, напалм, лавсан и т. п.
• 6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т. п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты"заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т. к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т. д. (и так далее), и т. п. (и тому подобное), и п р. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т. д.

Сокращается союз "то есть" (т. е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями, как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. " Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: у л. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово «год» сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 у ч. г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово «месяц» не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте «в октябре с. г.» (сего года...), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово «утро» и «день» не должны употребляться.

Слова «час», «минута», «секунда» при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, §7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

Существует два вида сокращений: лексические и графические.

Лексические сокращения (аббревиатуры) – это сложносокращенные слова, которые образуются из слов и словосочетаний путем удаления части составляющих их букв или частей слов. Лексические сокращения функционируют в речи как самостоятельные слова и не требуют расшифровки при чтении.

Типы лексических сокращений:

• инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв или звуков слов: МГУ, СНГ, КБ – произносятся буквы; ГОСТ, вуз, ВАК – произносятся звуки;
• слоговые сокращения – сокращения, образованные из слогов слов: Мосжилстрой, совхоз, спецназ, Росспецстрой;
• частичносокращенные – сокращения, образованные из части слова и полного слова: хозрасчет, Минатом, рембаза, Мосгоркомспорт;
• усечения – сокращения, образованные из начальной части слова: зам., зав., спец.;
• телескопические сокращения – сокращения, образованные из начала и конца слов: бионика – биология и электроника; мопед – моторизованный велосипед;
• смешанные сокращения – сокращения, образованные разными способами: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ.

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами (ООН, МЧС, ООО).

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

• прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИДа, ВАКу, ГУМа и др.);
• строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (главбух, завхоз, совхоз, зампред, вуз, загс и др.).

Графические сокращения – сокращенные обозначения слов, применяемые только на письме. Графические сокращения не функционируют в речи как самостоятельные слова, они требуют расшифровки при чтении.

Типы графических сокращений:

• точечные: и.о. – исполняющий обязанности; г. – год; гр. гражданин; кв. – квартира; проф. – профессор; гл. ред. – главный редактор; см. – смотри;
• дефисные: ип-т – институт; р-н – район; ф-ка – фабрика;
• косолинейные: п/о – почтовое отделение; в/с – высший сорт; об/мин – оборотов в минуту;
• нулевые (без точек): врио – временно исполняющий обязанности; млн – миллион; кг – килограмм; м – метр;
• комбинированные: чл.-корр. – член-корреспондент; с. х-во – сельское хозяйство; ж.-д. – железнодорожный.

Правила правописания графических сокращений в документах:

• 1) сокращения не должны оканчиваться на гласную;
• 2) сокращения, как правило, во множественном числе не удваиваются: л. – листы, руб. – рубли, с. – страницы, тыс. – тысячи, cm. – статьи, табл. – таблицы;
• 3) сокращения в исключительных случаях во множественном числе удваиваются (между буквами точка не ставится): вв. – века, гг. – годы, тт. – тома, пп. – пункты;
• 4) сокращения сохраняют удвоенные согласные: дисс. – диссертация, илл. – иллюстрация, долл. – доллар, асе. – ассистент;
• 5) сокращенные единицы измерения пишутся без точки: г – грамм, га – гектар, м – метр, мм – миллиметр, с – секунда, ч – час, мин – минута, г – год (в значении сколько, а не когда);
• 6) сокращения: т.д., т.п., и пр., и др. употребляются только в конце предложения;
• 7) сокращаются слова-ссылки, стоящие перед цифрой: т. 2 – том 2, вып. 1 – выпуск 1, изд. 3 – издание 3, с. 20 – страница 20, рис. 5 – рисунок 5, гл. 6 – глава 6.

Правила написания дат и календарных сроков в документах.

• 1. Слово "год" в единственном числе:
  • 5 декабря 2014 г.;
  • в декабре 2014 г.;
  • в первом полугодии 2014 г.;
  • в первом квартале 2014 г.;
  • за 11 месяцев 2014 года ;
  • в 2014 году ;
  • бюджет на 2014 год ;
  • с 2008 по 2014 год;
  • в зимний период 2014/2015 года;
  • 2014/2015 учебный год.
• 2. Слова "год" и "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия:
  • слово "год" пишется полностью, если обозначение даты в тексте состоит только из года;
  • слово "год" опускается в следующих случаях:
    • – при цифровом обозначении даты: 02.12.2014 ,
    • – при обозначении на титульном листе: Москва – 2014 ,
    • – при обозначении названия в кавычках: "Год русского языка – 2007",
    • – при обозначении даты в круглых скобках: даты жизни, даты написания произведения и др.
  • 3. Слово "год" во множественном числе:
  • в 2014-2015 годах,
  • в 50–60 годах,
  • в 90-х годах;
  • за 80–90 годы;
  • в перестроечные годы.
• 4. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День города Москвы, День российской печати.

Однако – День Победы, Рождество Христово (второе слово пишется с прописной буквы, так как оно является значимым).

5. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8 Марта.

В текстах документов существуют определенные правила написании чисел. Для написания чисел используются следующие формы:

• буквенная (пять компьютеров );
• цифровая (15 печатных листов );
• буквенно-цифровая (120 тысяч рублей).
• 1. Буквенная форма чисел используется:
  • при написании названий мероприятий. Например: проведение Третьего Пасхального фестиваля в городе Москве ;
  • при написании однозначных целых чисел (не при единицах физических величин или денежных единицах). Например: за шесть месяцев 2014 года ;
  • при написании существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные. Например: отмечать шестидесятилетие (сущ.), назначить трехмесячный срок (прил.);
  • при написании числительного в начале предложения. Например: двадцать пять слушателей Академии стали участниками конференции.
• 2. Цифровая форма чисел используется:
  • при написании многозначных целых или дробных чисел. Например: заказ выполнен за 18 месяцев; получено 0,75 литра ;
  • при написании однозначных чисел, если они образуют сочетания с денежными единицами или различными единицами измерения. Например: начислено 45 600 рублей, составляет 9 тонн ;
  • при написании однозначных чисел в ряду с многозначными. Например: за сериями из 3, 5, 12 упражнений следовали...
• 3. Буквенно-цифровая форма чисел используется при написании многозначных крупных целых и дробных чисел в сочетании с числительными "тысяча", "миллион", "миллиард" или их сокращениями (тыс., млн, млрд). Например: получено 5 тысяч рублей, израсходовано 12 млн рублей, выделено на строительство 112 млрд рублей.

Названия единиц измерения:

• в текстах нормативно-распорядительных документов рекомендуется писать полностью, например: 5 тысяч метров ; 6 тонн ; 12 квадратных километров ;
• в таблицах и приложениях – сокращенно, например: 5 тыс. м, 6 т, 12 м 2, 60 км 3.

В любом документе важно соблюдать правила грамматики, которая не только является элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Большое значение имеет также стилистика речи делового документа. В официальных документах применяется официально-деловой стиль. Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю деловых документов:

1. Стандартизация изложения , основанная на использовании большого количества терминов, оборотов, языковых формул, которая охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения - норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральный тон исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств, личностных и субъективных суждений и оценок.

Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении, достигаемая не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность, определенность, однозначность и единообразие формулировок . Достигаются, в основном, за счет правильности композиционной структуры текста, логичности, продуманности и четкости формулировок, отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста , связанная с требованием уменьшением объема текста. Исключает речевую избыточность, неоправданные повторы, излишние подробности. При этом, содержание должно быть убедительным и аргументированным. Точные даты, бесспорные факты и выводы – обязательное условие официально-делового стиля.

5. Использование языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, применяемых в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой . Примеры часто используемых языковых формул:

6. Использование профессиональной и специальной лексики . Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов:

• Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией. Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам.
  Важно, чтобы употребляемые термины были понятны адресату. В случае сомнения возможно: дать официальное определение термина или расшифровать его значение словами нейтральной лексики, заменить термин на общепринятое выражение.
• Профессионализм – неофициальный заменитель термина. Профессионализмы возникают в случае, когда специальная область деятельности не имеет собственной терминологии. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах не желательно.
• Жаргонно-профессиональные слова - вид профессионального просторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.

7. Применение лексических и графических сокращений . Различают два основных вида сокращения слов:

• Лексические сокращения (аббревиатуры) – сокращения, образованные из первых букв слов (слов, входящих в словосочетание) и произносимые при чтении в сокращенной, а не полной форме. Например: СНГ, ООО, МЧС, ГОСТ, ГУМ, главбух, пединститут, спецназ и др.
• Если при чтении сокращение произносится в полной форме (например: т.е. - «то есть», а не «те»), то это графическое сокращение , образованное усечением слов и обозначенное точками, косой чертой, дефисом. Например: млн., млрд., км., кв. м., п/п, ю.-в. и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева). Примеры часто встречающихся общепринятых сокращений представлены в таблице 1.

8. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже , например:

• Предлагаемые Вами варианты решений вопроса о реконструкции систем отопления жилых домов и административных зданий...
• Полностью разделяем необходимость обсуждения конкретных вопросов дальнейшего сотрудничества.
• Согласно штатному расписанию…

9. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значением действия, например:

• о предоставлении отпуска… ;
• выдвижение кандидатов…;
• …установлением долгосрочных отношений.

10. Простота изложения заключается в преимущественном употреблении простых коротких предложений. Следует избегать большого количества причастных и деепричастных оборотов, отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений.

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел ;
б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков , 10 млн (миллионов) рублей .

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ ).
В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).
С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет .
Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").
Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа , МИДом .
От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения , которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме.
Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к. , кар. , карельск. , а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин .

При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение : отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о , так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во .

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС) , затем только РАГС .

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р ., то слогом рай. , то комбинацией р-н.

Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме. Напр.: г. - при чтении произносят год , а не гэ . Исключение - обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417-81, пишутся без точки на конце.

Не ставится точка:
1) в конце сокращения, если сокращенное словосочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД , а не к.п.д. , т. к. читается «капэдэ»; ЭДС , а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»);
2) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов ;
3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д ;
4) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); напр.: вв., гг., пп. ;

Стандартизированы следующие виды сокращений:

• почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
• наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
• названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
• слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
• денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн);
• текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений :

• т. е. - то есть (после перечисления),
• и т. д. - и так далее (после перечисления),
• и т. п. - и тому подобное (после перечисления),
• и др. - и другие (после перечисления),
• и пр. - и прочие (после перечисления),
• см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа),
• ср. - сравни (при ссылке, например, на другую часть документа),
• напр. - например,
• в. - век (при обозначении цифрами веков, годов),
• вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов),
• г. - год (при обозначении цифрами веков, годов),
• гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов),
• т. - том,
• тт. - томы,
• н. cm. - новый стиль,
• cm. cm. - старый стиль,
• н. э. - нашей эры,
• г. - город,
• обл. - область,
• р. - река,
• оз. - озеро,
• о. - остров,
• стр. - страница,
• акад. - академик,
• доц. - доцент,
• проф. - профессор,
• ж. д. - железная дорога,
• ж.-д. - железнодорожный,
• им. - имени.

Примеры традиционных текстовых сокращений:

• адм.-терр. - административно-территориальный,
• а. л. - авторский лист,
• б-ка - библиотека,
• г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении),
• гос. - государственный,
• гос-во - государство,
• гр. и гр-ка - гражданка,
• гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане,
• ж. и жен. - женский,
• заруб. - зарубежный,
• изд-во - издательство,
• ин. и иностр. - иностранный,
• ин-т и инст. - институт,
• и. о. - исполняющий обязанности,
• м. и муж. - мужской,
• мин. - минута,
• мин. и миним. - минимальный,
• млн (без точки! ) - миллион,
• млрд (без точки! ) - миллиард,
• мм - миллиметр,
• просп. и пр. - проспект,
• р. и руб. - рубль,
• с. и стр. - страница,
• см - сантиметр,
• ул. - улица,
• Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий :

• АООТ - акционерное общество открытого типа,
• АОЗТ - акционерное общество закрытого типа,
• ОАО - открытое акционерное общество,
• ЗАО - закрытое акционерное общество,
• ООО - общество с ограниченной ответственностью,
• ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью,
• ГП - государственное предприятие,
• МП - муниципальное предприятие,
• ЧП - частное предприятие,
• ИЧП - индивидуальное частное предприятие,
• СП - совместное предприятие,
• НПО - научно-производственное объединение,
• ОО - общественное объединение.